Hur ska du hantera familjemedlemmar som kör företagets tjänstebilar?

De flesta etablerade företag har i dag riktlinjer för stora delar av sin verksamhet, inklusive för tjänstebilar och andra fordon som ägs eller leasas. Men det är inte lika vanligt att riktlinjerna inkluderar familjemedlemmar och andra utanför företagets verksamhet. Det kan bli ett stort problem vid en eventuell olycka.

När ett företag upprättar en tjänstebilspolicy kan det tyckas logiskt att inte inkludera släktingar, vänner och andra som inte tillhör företagets personal. Varför bekymra sig för personer som inte tillhör verksamheten?

Detta trots att det är ganska vanligt att även personer utanför företaget hamnar bakom ratten på tjänstebilarna. Det kan till exempel vara en man, fru, parter eller annan närstående. 

Naturligtvis medför det oftast inga som helst problem att tjänstebilen körs av personer som är närstående till den anställde, men om olyckan skulle vara framme kan det uppstå oväntade problem om företaget inte har satt upp regler för vad som ska gälla.

Riskabelt med ”låt gå”-filosofi

När företag har en ”låt gå”-filosofi, där nycklar och fordon bara lämnas ut, kan det gå riktigt fel. Det riskerar att förstärka en kultur där du inte har en aning om hur bilarna används – där nycklarna bara lämnas ut till olika personer utan någon som helst kontroll.

Skulle något oväntat hända i en sådan situation, är det ganska svårt att lösa ansvarsfrågan, vilket kan bli både tidskrävande och kostsamt.

Genom att upprätta en genomtänkt policy för hur tjänstebilar ska användas av anställda och deras familjemedlemmar, kan du undvika den här typen av problem.

En sådan policy kan innehålla allt från krav på körkortskontroller till registrering av alla som får köra tjänstebilarna. Det är också en god idé att utse någon på företaget som ansvarar för fordonsparken, går igenom riktlinjerna med alla nya tjänstebilsförare och ser till att policyn efterlevs.

Viktiga delar i en tjänstebilspolicy

Om du ska upprätta en ordentlig tjänstebilspolicy finns det mycket att ta hänsyn till, men för att kunna skapa en bra grund bör den innehålla åtminstone följande delar:

  • En databas över alla anställda som har tjänstebil och övriga personer som godkänts som extra förare.

  • Uppgifter om hur många extra förare varje tjänstebil får ha.

  • Information om åldersgränser för extra förare – kan ligga i linje med försäkringsbolagens rekommendationer.

  • Riktlinjer för förarnas körkort – till exempel krav på hur länge förarna ska ha haft körkort och uppgifter om deras körhistorik (ska till exempel befintliga eller före detta prickar i körkortet godtas eller inte?).

  • Information om vilken kategori av anhöriga och andra personer som får köra tjänstebilen (ska till exempel partners som inte är sambos med den anställde accepteras eller måste de dela hushåll för att få köra tjänstebilen?).
  • Övriga villkor som bör gälla när tjänstebilen används av den anställde respektive extra förare.

Vad blir kostnaden?

Det är svårt att uppskatta kostnaden för att utforma en effektiv tjänstebilspolicy, på samma sätt som det är svårt att uppskatta den besparing du gör om du lyckas hantera dessa frågor på rätt sätt.

Men den potentiella kostnad du riskerar att drabbas av om du inte upprättar en gedigen policy överskrider med all säkerhet den kostnad du måste ta för att göra rätt från början.

Om en tjänstebil till exempel körs av någon som saknar körkort och en trafikolycka skulle ske, är risken stor att försäkringsbolaget inte kommer att stå för kostnaderna. Har föraren vållat en person- eller sakskada, och företaget som äger bilen inte kan visa att man vidtagit de åtgärder som krävs för att säkerställa att bilen körs lagligt, riskerar företaget att bli skadeståndsskyldigt.

Planera för olika scenarion

Att tjänstebilar har mer än en förare och även kommer att köras av personer utanför verksamheten är väl mer eller mindre självklart, men det gäller alltså att planera för detta och ta hänsyn till de eventuella problem som kan uppstå vid olyckor och liknande.

Du kan till exempel begränsa antalet förare och bara godta extra förare om de har godkända körkort och i övrigt uppfyller kraven i tjänstebilspolicyn.

Policyn kan även inkludera en klausul som innebär att den anställde får stå för eventuella försäkringskostnader om en förare som inte är anställd krockar eller på annat sätt orsakar skador vid körning med tjänstebilen. Det bör dock endast gälla om det är den aktuella föraren som är ansvarig för olyckan och inte någon tredje part som i så fall ska stå för kostnaderna.

Denna artikel skrevs och publicerades ursprungligen på engelska av Business Car.

author image

Johanna Petersson

Kontakta mig
logo nyteknik